Möglichst rasch sollten Unternehmer zu Beginn des Jahres 2019 ihre Infrastruktur anpassen: Gerichte und Verwaltungsbehörden können bei den meisten Unternehmen seit 1. 12. 2018 elektronische Zustellungen über Zustelldienste Erledigungen zustellen!

In den Medien noch nicht so verbreitet (da immer noch mit den Nachwirkungen der Datenschutz-Grundverordnung beschäftigt), aber zB auf Digitales Österreich oder zB im Fachartikel in der Zeitschrift jusIT vom Jänner 2019 ist eine Umwälzung für Unternehmen nachzulesen:

Alle Unternehmen im Sinn des § 3 Z 20 Bundesstatistikgesetz müssen grundsätzlich elektronische Zustellungen von Verwaltungsbehörden und Gerichten entgegennehmen.

(Durch die Registrierung bei elektronischen Zustelldiensten wird soll es in Zukunft auch möglich sein, kostenpflichtig Dokumente zwischen Unternehmen und BürgerInnen unabstreitbar und bei Hinterlegung eines Zertifikats auch sicher (verschlüsselt) zuzustellen, was auch mit Ersparnissen für Unternehmen verbunden sein kann.)

Die gesetzlichen Bestimmungen dazu finden sich in § 28-37b ZustellG.

Abgesehen von den elektronischen Zustelldiensten, die im ZustellG beschrieben werden, sind auch Zustellungen über den elektronischen Rechtsverkehr (ERV, für Notare und Rechtsanwälte), elektronische Kommunikationssysteme einer Behörde, Finanz-Online und E-Mail im Gesetz geregelt.

Registrierung bei elektronischen Zustelldiensten empfohlen

Verschiedene elektronische Zustelldienste sind für Zustellungen, die einen Zustellnachweis erfordern, vorgesehen. Voraussetzung dafür ist, dass man bei so einem Zustelldienst auch registriert ist.

Wenn man sich bei so einem Zustelldienst einloggt, bestätigt man, alle im Postfach befindlichen Dokumente empfangen zu haben.

Diese Bestätigung wird dann dem jeweiligen Absender übermittelt.

Damit man nicht täglich in mehrere elektronische Postfächer einsehen muss, ist im ZustellG ein „Anzeigemodul“ vorgesehen. Das bedeutet, dass einlangende Post über ERV, Finanz Online, elektronische Zustelldienste etc. gemeinsam erfasst wird.

Firmeninterne Organisation zum elektronischen Posteingang vorsehen

Über die E-Mail-Adresse, die man bei diesem Anzeigemodul unterlegt hat, erhält man eine Verständigung von eingelangter Post.

Dieses Anzeigemodul ist in Zukunft über das Unternehmensserviceportal der Republik Österreich (für Unternehmen) und über Help.gv.at (für BürgerInnen) zugreifbar.

Vorläufig noch ausgenommenvon der elektronischen Zustellung sind Unternehmen, die keinen Internetzugang haben (internetfähige Mobiltelefone gelten jedoch als solcher Zugang; diese Ausnahme gilt über den 31. 12. 2019 hinaus), oder zwar einen Zugang aber keine Registrierung beim USP oder noch keine E-Mail-Adresse haben (diese Ausnahme gilt nur bis 31. 12. 2019, sodass bald organisatorische Schritte gesetzt werden sollten).

Ist man sich noch nicht so sicher über die zu setzenden Schritte, empfiehlt es sich jetzt schon elektronischen Zustellungen zu widersprechen, dann erfolgt die Zustellung wie bisher in Papierform. Der Widerspruch gilt aber für Unternehmer nur bis 31. 12. 2019.

Kleinunternehmer, also mit einem Umsatz bis zu € 30.000 jährlich, sind auch über den 31. 12. 2019 hinaus nicht verpflichtet, Zustellungen elektronisch entgegenzunehmen, Details sind nachzulesen und es wird schon spannend werden, wie dann die steuerrechtlichen Bestimmungen für die Frage der ordnungsgemäßen Zustellung herangezogen werden.